Cuando la empresa aprende con MOSS

En la actualidad las organizaciones son un cúmulo de conocimiento. Los procesos, la información y los datos son parte del dominio diario de cada empleado. Sin embargo, parte de este conocimiento se pierde y no se aprovecha; y por lo tanto, la corporación no aprende.

Para hacernos una idea del porque una empresa aprende o no, debemos identificar los tipos de conocimiento que poseen los empleados, los procesos y la cultura organizacional. Estos son el conocimiento implícito y el conocimiento explícito.

El conocimiento implícito es aquella información y datos coherentes que son parte del pensamiento, creencias, modos de trabajo y prejuicios de la mente del empleado. Toda esta información que se encuentra en el ambiente o en las personas, es conocimiento implícito. Contrariamente, conocimiento explícito puede ser toda aquella información que se encuentre reflejada en concreto en algún medio de soporte, administrable y disponible para toda la empresa. Parte de este conocimiento son: los documentos, los procedimientos (documentados), las listas de acción, las bases de datos, la información de software, en resumen, todo aquello que podría estar en nuestro MOSS.

Cuando una empresa no posee una metodología para ir generando más conocimiento explícito a partir de lo implícito, su capacidad de ir aprendiendo de sí misma desaparece. Las prácticas y procesos quedan en la mente de los empleados, y cuando estos cambian de cargo o se van de la empresa, los procesos son reinventados, en vez de repetir las "buenas prácticas" ya utilizadas. Bajo estas circunstancias, un nuevo empleado en un cargo ya existente, y que no posee el soporte concreto de los métodos de trabajo, se ve en la obligación de estructurar nuevas prácticas, que a la larga requieren un tiempo de adaptación y aprendizaje, con un costo para él y la corporación.

Aunque los cambios en el sujeto de los procesos parecen ser los casos más críticos de adaptaciones en el conocimiento corporativo, existen otras instancias en que la corporación ve afectada directamente su continuidad productiva.

La empresa en sí, es un conjunto de procesos que se alinean para satisfacer un resultado llamado producto o servicio. Para que estos procesos funcionen lógica y coordinadamente, deben poseer niveles de entendimientos mínimos que deben estar dados por el traspaso de datos e información. Pero ¿cómo se da este traspaso de datos en una corporación que no posee suficientes soportes de conocimiento explícito? ¡qué pasa si no tenemos una herramenta hábil y potente que nos permita diseñar esta interacción?. Aunque este traspaso se dé, existen muchas posibilidades de que las distorsiones sean catastróficas.

Un ejemplo claro puede ser una empresa productiva.

El equipo de venta pretenderá darle un valor a las necesidades del cliente, pero sin un soporte adecuado (por ejemplo un documento), los analistas transformarán las necesidades en requerimientos que se distorsionen un poco. Esto debido a que Ventas sólo converso "en pasillo" con el Jefe de Producción sobre las intenciones de este clientes. Luego, cuando se define la lista de requerimientos se deriva a Producción, pero sólo informalmente, tampoco con documentos de por medio. Aunque se trate de un ejemplo muy extremista, lo que podríamos esperar en esta empresa, es que el producto que obtenga el cliente no satisface para nada sus intenciones. (No existe un Ciclo de Calidad).

Las corporaciones dependen de este conocimiento explícito para ir generando procedimientos adecuados con "input" y "output", que cada área y proceso debe ir aprovechando. El generar conocimiento explícito permite, a la empresa, generar divulgación y aprendizaje de los procesos, tomando en cuenta además que estos mismos procedimientos debieran estar DOCUMENTADOS y SOPORTADOS.

Aunque parece ser un sistema rígido llevado por "papeles", éstos no son leyes intocables, sino parte de conocimiento que puede ser mejorable y reacondicionada al mercado, los clientes, o los mismos empleados. El conocimiento explícito le dice a la empresa a donde ir, cuales son sus caminos, pero es la corporación y los empleados quienes definen la forma y el tiempo como lo harán.

El conocimiento implícito es un elemento en permanente cambio, que las corporaciones deben pretender capturar y hacer explícitas. Sólo esta selección, mantención, divulgación y auditoria de conocimiento puede ir generando más conocimiento, y por ende, generar mayor aprendizaje.

 

El rol de MOSS

Entonces , ¿cuál es el rol de MOSS en todo esto?

Microsoft Office Sharepoint Server es una herramienta de escencia "COLABORATIVA". Esto significa que toda la organización puede aportar con datos e información relevante. Estas unidades informativas, condicionadas con una estructura y diseño adecuado, van articulando y generando el conocimiento en la organización.

Esta articulación toma vida propia, y dependiendo de nuestro diseño, la información de nuestra empresa tendrá movimiento y se conectará con los procesos y las personas.

El "Cómo", es a través de sus potencialidades de Workflow, Administración de Contenido y Comunidad.

Con MOSS, la información no es un simple cúmulo de datos que van quedando depositados, dependiendo diseño de Workflows, Ciclos de Aprobación, Políticas de Administración de Contenido, la información se puede ir depurando, enriqueciendo y derivando a Conocimiento; y aún más, conectando con las personas.

MOSS permite que la información se involucre con los procesos y las personas, y se transforme en gatillante del cambio cognitivo de una organización.

Regresando a nuestro ejemplo de industria productiva, un simple ciclo de aprobación de requerimientos permite que las necesidades de un cliente, se transformen en la base de la producción de un producto o servicio. Esta misma informaión, pasando por nuevas directrices y flujos, posteriormente, puede ser la información base para los catálogos de productos disponibles para Clientes y Ventas, o incluso en Manuales para el Soporte PostVenta.

Y así suma y sigue. La información puede ser variada y los flujos y directrices igual. Lo importante es estar dispuesto a darse cuenta que las organizaciones necesitan aprender.

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